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Die Freiwillige Feuerwehr Helmarshausen wird von einem Wehrführer und seinem Stellvertreter bei Einsätzen und Übungsdiensten geleitet. Leiter der Feuerwehr auf Stadtebene (Stadt Bad Karlshafen) ist der Stadtbrandinspektor Stephan Pedall (FFW Bad Karlshafen), dessen Stellvertreter ist Dag Steinchen (FFW Helmarshausen). Die Wehrführungen der beiden Stadtteile kommen gemeinsam mit dem Stadtjugendwart ca. einmal monatlich zur Wehrführer-Ausschusssitzung unter der Leitung des Stadtbrandinspektors zusammen. Hier werden alle wichtigen Feuerwehrthemen besprochen.
Der Wehrführung in Helmarshausen steht ein Feuerwehrausschuss zur Seite, der sich ca. vier Mal im Jahr trifft, um u.a. den Dienstplan festzulegen, Probleme und Wünsche aus der Wehr zu besprechen, eine Liste für benötigte Beschaffungen aufzustellen, etc. Er setzt sich zusammen aus dem Wehrführer, seinem Stellvertreter, dem Jugendwart, drei Beisitzern sowie je einem Vertreter der Brandschutzerziehung und der Alters- und Ehrenabteilung.
Wehrführer ist seit dem Jahr 2001 Andreas Hohmeister. Sein Stellvertreter ist seit 2014 Welf Steinheisser.
Link zur Feuerwehrsatzung der Stadt Bad Karlshafen
Seit der Gründung der Freiwilligen Feuerwehr Helmarshausen im Jahre 1934 wurde die Wehr von den folgenden Männern geleitet:
Karl Bornemann (ab 1934)
Wilhelm Wagner (ab 1946)
Gustav Hüther (ab Dezember 1957)
Heinz Dilling (ab Dezember 1958)
Werner Kaiser (ab 1973)
Wilfried Hohmeister (ab 1974)
Wolfgang Seela (ab 1991)
Diethelm Rogasch (ab 1996)
Andreas Hohmeister (seit 2001)