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Gegen 9.30 Uhr wurden die Freiwilligen Feuerwehren aus Helmarshausen und Bad Karlshafen am 15. Juni per Funkmeldeempfänger und Sirene zum Birkenhof in Helmarshausen alarmiert. Auf dem landwirtschaftlichen Anwesen mit großer Reithalle an der B 83 zwischen Helmarshausen und Deisel waren mehr als 100 Heuballen - vermutlich durch Selbstentzündung - in Brand geraten.
Beim Eintreffen an der Einsatzstelle wurden durch den Gruppenführer des HLF 10 aus Helmarshausen sofort die Feuerwehren aus Deisel (mit Schlauchanhänger) und Langenthal (Großtanklöschfahrzeug) nachgefordert, da absehbar war, dass die Wasserversorgung vor Ort nicht ausreichen würde. Später wurden auch die Wehren aus Herstelle, Haarbrück und Trendelburg nachalarmiert. Vor Ort waren ebenfalls der Rettungsdienst des DRK und die Polizei.
Neben dem Ablöschen der brennenden Ballen ging es zu Beginn des Einsatzes auch um den Schutz des benachbarten Stalles vor einem Übergreifen der Flammen. Dazu wurde zunächst der Wasservorrat der Löschfahrzeuge aus Helmarshausen und Karlshafen genutzt, die sofort aus einer Zisterne und aus einem Hydranten gespeist wurden. Später wurde das Löschwasser im Pendelverkehr mit den Tanklöschfahrzeugen aus Trendelburg und Langenthal sowie mit einem Güllefass zur Einsatzstelle transportiert.
Um den Brand überhaupt löschen zu können, wurden die dicht gepressten Ballen mit einem Schlepper und einem Teleskoplader eines benachbarten Landwirts auseinandergezogen und dann mit Hilfe von Wasser, dem Netzmittel zugesetzt wurde, abgelöscht. Am Donnerstagabend gegen 21 Uhr wurde die Feuerwehr Helmarshausen zu Nachlöscharbeiten erneut zur Einsatzstelle gerufen.